Privacyverklaring

1. Inleiding
In deze privacyverklaring wordt uitgelegd welke gegevens door ENSIA van u verwerkt worden, voor welk doel en op welke manier. Deze privacyverklaring is niet van toepassing op websites van derden die door middel van links met deze website (www.ensia.nl) zijn verbonden.

Via de website www.ensia.nl worden persoonsgegevens verwerkt. Het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) en de Vereniging Nederlandse Gemeenten (VNG) achten een zorgvuldige omgang met persoonsgegevens van groot belang. Persoonlijke gegevens worden dan ook zorgvuldig verwerkt en beveiligd. In deze privacyverklaring wordt uitgelegd welke persoonsgegevens worden verwerkt en met welk doel. We raden u aan deze verklaring goed te lezen.
2. Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van mijn gegevens?
VNG Realisatie (VNGR) verwerkt deze persoonsgegevens in opdracht van het ministerie van BZK. VNGR is de Verwerker en BZK is de verwerkingsverantwoordelijke.
3. Welke gegevens verwerken BZK en VNGR van mij en waarvoor?

BZK en de VNGR verwerken persoonsgegevens zoals:

  • Voor- en achternaam;
  • Functie;
  • Naam van de organisatie;
  • Contactgegevens zoals e-mail en telefoonnummer.

Deze gegevens worden gebruikt om ENSIA-gebruikers in staat te stellen te werken met ENSIA en hen te informeren over werkzaamheden met betrekking tot het doorvoeren van technische en functionele wijzigingen op het platform. E-mails hierover worden door VNGR verstuurd vanuit ENSIA e-mailaccounts.

4. Op grond waarvan verwerken BZK en de VNGR mijn gegevens?
BZK en de VNGR moeten het gebruik van uw persoonsgegevens kunnen baseren op een van de grondslagen uit artikel 6 van de AVG. ENSIA is de methodiek op basis waarvan gemeenten verantwoording afleggen over informatiebeveiliging. Binnen de interne verantwoording aan de Raad en uiteindelijk BZK, maakt dit onderdeel uit van het Besluit Begroting en Verantwoording. Voor de verantwoording aan de toezichthouders van het Rijk, is dit opgenomen in de specifieke wetgeving voor de stelsels. Daarom worden de persoonsgegevens van ENSIA voor de uitvoering van de publieke taak verwerkt op grond van artikel 6 lid 1 e.

BZK en VNGR verwerken de persoonsgegevens die uw gemeentesecretaris invult op het elektronische aanmeldformulier voor toegang tot ENSIA. Hierin wordt expliciet aangegeven waarvoor de gegevens worden gebruikt, te weten:

Aanmaken van een account voor de ENSIA-tool waarmee de verantwoording wordt afgelegd;

Contact vanuit VNGR voor de ondersteuning bij de uitvoering van de verantwoording, zowel telefonisch als per e-mail en tevens in de vorm van een nieuwsbrief (Update ENSIA);

Incidenteel worden de gegevens aan toezichthouders verstrekt wanneer het handhavingsproces van de betreffende toezichthouders hiertoe aanleiding geeft;

Eenmalig een mail aan de gemeentesecretaris voor het bevestigen van de aanmelding van de ENSIA-coördinator.
5. Hoe komen BZK en de VNG aan mijn gegevens?
BZK en VNGR, in dit geval het beheerteam voor ENSIA, ontvangen alleen de gegevens die uw gemeentesecretaris via het aanmeldformulier aan ENSIA verstrekt.
6. Aan wie worden mijn gegevens verstrekt?
Alleen werknemers van VNGR die betrokken zijn bij ENSIA hebben toegang tot de persoonsgegevens. BZK en de VNG verstrekken uw gegevens niet aan een andere organisatie, tenzij BZK wettelijk verplicht is om die gegevens te verstrekken.

Verder worden e-mailadressen en telefoonnummers incidenteel beschikbaar gesteld aan de toezichthouders die namens de ministeries op grond van de wettelijke taak het toezicht en de handhavingsmaatregelen op het gebied van informatiebeveiliging en datakwaliteit uitvoeren. De gegevens worden verstrekt als de toezichthouders hier op basis van de uitvoering van de wettelijke taak om verzoeken.
7. Hoe beschermen BZK en de VNG mijn gegevens?
Om integer en vertrouwelijk uw gegevens te verwerken nemen we passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, en andere ongewenste handelingen met persoonsgegevens tegen te gaan. 

De keuze van deze maatregelen zijn gebaseerd op de beschikbare technologie, het soort persoonsgegevens dat we vastleggen, en de risico’s die daaraan verbonden zijn.
8. Hoe lang bewaren BZK en de VNG mijn gegevens?
Uw persoonsgegevens worden bewaard zo lang VNG het beheer van ENSIA uitvoert voor BZK en zo lang u als coördinator aangewezen bent door uw gemeentesecretaris. 

Binnen twee weken na wijziging worden uw gegevens vernietigd / geanonimiseerd. Verder volgen BZK en de VNG voor de bewaartermijnen de Archiefwet.
9. Welke rechten heb ik?
U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te laten corrigeren, te laten verwijderen of verwerking te beperken. Als u vragen heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens of gebruik wilt maken van uw rechten, neem dan contact met ons op via PO.Realisatie@vng.nl.

Eventueel kunt u de Functionaris Gegevensbescherming VNG erbij betrekken via fg@vng.nl, om tot een oplossing te komen. Komt u er vervolgens samen niet uit, dan kunt u klacht indienen de Autoriteit Persoonsgegevens. Als laatste stap kunt u naar de rechter gaan.

De Autoriteit persoonsgegevens houdt extern toezicht op de naleving van de privacywetgeving. U heeft het recht om bij de autoriteit een klacht in te dienen. Voor meer informatie klik hier of neem contact op via het Informatie- en Meldpunt Privacy van de Autoriteit Persoonsgegevens (088 - 1805 250).
10. Heeft u vragen?
Meer informatie over de privacywetgeving vindt u op de website van de Rijksoverheid.

Voor vragen over gegevensbescherming bij ENSIA kunt u contact opnemen via fg@vng.nl.
SEP logo